3 Tips Praktis Kirim Lamaran via Email
Email masih menjadi salah satu media paling umum digunakan perusahaan untuk menerima CV dan surat lamaran dari pelamar kerja, selain WhatsApp atau datang langsung membawa berkas ke kantor. Sayangnya, banyak pelamar menganggap remeh proses ini dan mengirim email secara asal-asalan tanpa memperhatikan hal-hal penting. Berikut 3 tips praktis agar email lamaranmu terlihat profesional di mata HRD.
- Gunakan alamat email profesional berbasis nama asli, bukan nama alay atau tidak formal.
- Kirim email lamaran di jam dan hari kerja, idealnya Senin-Jumat pukul 09.00-16.00.
- Gunakan format PDF untuk dokumen pendukung, hindari format gambar atau file terkompresi.
- Detail kecil seperti ini memengaruhi kesan profesionalitas kamu di mata HRD.
1. Gunakan Akun Email yang Profesional
Dulu banyak orang membuat akun email secara asal-asalan atau cenderung tidak formal, misalnya menggunakan nama panggilan lucu atau kombinasi angka acak. Jika kamu masih memakai akun email seperti ini untuk melamar pekerjaan, sebaiknya segera diganti. Akun email yang tidak profesional bisa memberi kesan pertama yang kurang baik kepada HRD.
Buat atau gunakan akun email dengan format yang lebih profesional, misalnya kombinasi nama depan dan nama belakangmu. Jika nama tersebut sudah dipakai orang lain, kamu bisa menambahkan angka tahun lahir atau kombinasi lain yang tetap terlihat rapi dan mudah dibaca oleh HRD.
2. Perhatikan Hari dan Jam Kirim Email
Banyak pelamar kerja belum tahu hari dan jam yang tepat untuk mengirim email lamaran. Ada yang mengirim di malam hari, akhir pekan, atau bahkan hari libur nasional. Sebaiknya kirimkan email lamaranmu di jam dan hari kerja, yaitu Senin sampai Jumat pukul 09.00 hingga 16.00, agar lebih efektif dan langsung terlihat oleh HRD saat jam kerja berlangsung.
Meskipun email yang kamu kirim di luar jam kerja tetap akan dibaca cepat atau lambat, sebagian HRD juga menilai etika pelamar dari waktu pengiriman email, termasuk kedisiplinan mengirim di jam dan hari kerja yang wajar.
3. Perhatikan Jenis dan Format File Dokumen Pendukung
Cukup banyak pelamar yang mengirim lamaran dalam format gambar seperti JPG atau file terkompresi seperti ZIP maupun RAR. Format ini memang praktis, namun sebaiknya dihindari karena beberapa sistem email perusahaan otomatis memblokir jenis file tersebut, sehingga email lamaranmu berisiko tidak terdeteksi atau bahkan tidak diterima oleh HRD.
Jadikan seluruh dokumen pendukung, terutama CV dan dokumen lain seperti ijazah, Surat Keterangan Lulus, SKCK, KTP, SIM, dan Kartu Keluarga, ke dalam format PDF. Format ini lebih mudah dibuka di berbagai perangkat dan lebih fleksibel dibanding format lainnya.
Tips Tambahan Sebelum Mengirim Email Lamaran
- Isi subject email dengan jelas, misalnya “Lamaran Kerja – Posisi Marketing – Nama Kamu”.
- Tulis body email singkat berisi salam, maksud pengiriman, dan ucapan terima kasih.
- Cek ulang lampiran sebelum mengirim, pastikan file yang terlampir sudah benar dan lengkap.
- Gunakan nama file yang jelas, misalnya “CV_NamaKamu_PosisiDilamar.pdf” agar mudah diidentifikasi HRD.
Kesalahan Umum yang Masih Sering Terjadi
- Mengirim email tanpa mengecek ulang lampiran, sehingga file yang terkirim ternyata salah atau tidak lengkap.
- Menggunakan template body email yang sama persis untuk semua perusahaan tanpa personalisasi sama sekali.
- Lupa mencantumkan nomor kontak yang bisa dihubungi di dalam body email atau CV.
- Mengirim email dengan ukuran lampiran terlalu besar sehingga gagal terkirim atau ditolak sistem email perusahaan.
FAQ Seputar Kirim Lamaran via Email
Kenapa akun email yang tidak profesional bisa merugikan pelamar?
Akun email yang tidak profesional memberi kesan pertama yang kurang baik dan bisa membuat HRD menilai pelamar kurang serius, bahkan sebelum isi lamaran dibaca sama sekali.
Apakah email yang dikirim di luar jam kerja pasti tidak dibaca?
Tidak selalu, email tetap akan dibaca HRD cepat atau lambat, namun mengirim di jam dan hari kerja menunjukkan etika dan kedisiplinan yang lebih baik di mata sebagian rekruter.
Kenapa format PDF lebih disarankan dibanding JPG atau ZIP?
Format PDF lebih universal dan jarang diblokir sistem email perusahaan, sementara format gambar atau file terkompresi berisiko otomatis terblokir sehingga lamaranmu tidak sampai ke HRD.
Apa isi ideal untuk subject email lamaran kerja?
Idealnya subject mencantumkan tujuan email, posisi yang dilamar, dan namamu, misalnya “Lamaran Kerja – Posisi Marketing – Nama Kamu”, agar mudah diidentifikasi dan disortir oleh HRD.
Apakah perlu menulis body email selain melampirkan CV?
Perlu, body email berisi salam singkat, tujuan pengiriman, dan ucapan terima kasih menunjukkan sopan santun dan profesionalisme, bukan sekadar mengirim lampiran tanpa keterangan.
Konsistensi Adalah Kunci
Ketiga tips di atas terlihat sederhana, namun dampaknya cukup besar jika diterapkan secara konsisten setiap kali kamu mengirim lamaran kerja via email. Banyak pelamar yang menerapkan salah satu tips saja, misalnya sudah menggunakan email formal tapi masih mengirim di luar jam kerja, atau sudah mengirim tepat waktu tapi masih menggunakan format file yang salah. Pastikan ketiganya diterapkan bersamaan agar email lamaranmu benar-benar meninggalkan kesan profesional di mata HRD.
Terapkan tips sederhana ini agar email lamaranmu terlihat lebih profesional. Pastikan juga dokumen pengalaman kerjamu valid dengan verifikasi paklaring di LokerBali sebelum melamar ke lowongan impianmu.