Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Ketika Menulis Email Bisnis
Menulis email bisnis, sangat berbeda jika dibandingkan dengan kalian menulis email untuk rekan kerja atau teman. Menulis email bisnis  harus secara baik dan benar. Karena dengan memperhatikan setiap email yang dikirim, secara tidak langsung, kita dapat mengetahui, bagaimana lawan bicara kita berkomunikasi.
Namun pada kenyataannya, tidak sedikit orang yang paham bagaimana mengirimkan email yang baik dan benar. Hal tersebut mempunyai dampak yang besar bagi perusahaan, contohnya seperti sampai rusaknya interaksi antar perusahaan.
Jadi berikut ini tips etika dalam mengirimkan email bisnis :
Gunakan Alamat Email Resmi
Ketika kalian mengirimkan email bisnis, gunakan alamat email yang menunjukkan bahwa kalian seorang yang profesional. Hindari semua hal yang membuat penerima berprasangka buruk contohnya  email bisnis berisi tipuan.
Salah satu cara ampuh untuk meyakinkan penerima adalah dengan menggunakan alamat email perusahaan, misalnya andre@lokerbali.com. Selain bakal terlihat profesional dan meyakinkan, hal ini akan memberikan kesan untuk penerima bahwa perusahaan kalian memang layak untuk dijadikan partner dalam melakukan bisnis.
Perhatikan Subyek Pengiriman
Satu lagi hal pertama yang dilihat penerima dari email yang kalian kirimkan adalah subjek email tersebut. Oleh karena itu, maka sangat penting bagi penulis untuk memperhatikan secara baik-baik topik atau tujuan dari email yang ditulis.
Menurut Pachter, hindari untuk menulis subyek dengan kalimat yang tidak relevan. Tulislah subyek dengan kalimat yang sesuai dengan tujuan kalian mengirim email tersebut. Apabila kalian mengirimkan email bisnis, buat subyek dengan memasukkan tujuan untuk mengirim dan gunakanlah kalimat yang dipahami oleh penerima.
Ketahui Budaya Perusahaan
Cobalah kalian cari tahu cara mengirimkan email bisnis ke orang-orang dari kultur perusahaan yang berbeda. Sebut saja, perusahaan Amerika dan Jepang. Perusahaan Amerika hanya akan membalas email yang tegas dan tidak terkesan basa-basi. Sedangkan perusahaan asal Jepang cenderung hanya akan menerima email yang sopan dan tepat.
Mengetahui kultur atau budaya menjadi sangat penting karena ada beberapa perusahaan yang menggunakan mesin yang secara tidak langsung akan memblokir email yang dianggap tidak sesuai dengan budaya mereka. Tentu kalian tidak ingin email bisnis yang sudah kalian kirimkan tidak dibaca hanya karena ditandai sebagai spam atau tidak lolos filtrasi perusahaan.
Buka Email dengan Pembukaan yang Layak
Dikutip dari Inc.com, keyakinan orang untuk melakukan komunikasi via email dimulai dari kalimat pembuka. Dengan menggunakan kalimat pembuka yang meyakinkan, mereka secara tidak langsung akan terstimulus untuk memberikan kepercayaan. Kutipan ini bisa di praktikkan dalam mengirimkan email bisnis.
Contoh dari pembuka email bisnis yang tidak disarankan yaitu “Halo” atau “Hai”. Menurut Inc.com, menggunakan kata tersebut hanya akan menimbulkan kesan bahwa kalian kurang profesional. Cobalah untuk mengirimkan email dengan kata-kata seperti “Selamat Pagi”, “Selamat Siang”, atau “Selamat Malam”.
Pakai Kalimat Pengantar
Pada praktiknya, memperkenalkan diri dan bercerita mengenai latar belakang pengiriman adalah hal utama yang perlu diperhatikan ketika menulis email bisnis. Contohnya ; “Yang terhormat Ibu Mawar Melati : Nama saya Alex Turner, Marketing dari PT. Artic, ingin mengajak anda untuk menjajaki kemungkinan bisnis di bidang …”.
Pola ini sudah dipraktikkan oleh pelaku bisnis di negara-negara maju seperti China dan Amerika. Tanpa melupakan budaya negara-negara maju yang tidak suka basa-basi, menilis pembuka email bisnis dengan cara di atas bisa digunakan. Dengan cara ini pula, relasi kalian akan tahu dengan siapa mereka berbicara.
Kurangi Menggunakan Kata yang Tidak Umum
Kebanyakan kesalahpahaman dalam berkomunikasi via email terjadi karena perbedaan kultur. Salah satunya adalah dalah hal pemilihan kata. Perlu diingat bahwa kalian harus memilih kata-kata umum yang sering dibaca atau dipahami oleh setiap orang.
Sebelum mengirimkan email bisnis, ada baiknya kalian cari referensi tentang tata cara penulisan email yang baik dan benar. Jangan sampai lupa untuk menggunakan bahasa formal agar tidak terjadi kesalah pahaman. Yang terakhir, koreksi setiap kalimat agar maknanya sesuai dengan apa yang kalian ingin sampaikan.
Perhatikan Tanda Baca
Hal lain yang harus menjadi perhatian kalian adalah penggunaan tanda baca. Perlu diingat bahwa makna dari kalimat dalam email bisnis yang kalian tulis bisa jadi berbeda akibat ketidaktelitian atau bahkan salah ketika memilih dan menempatkan tanda baca.
Selain itu, kurangi menggunakan tanda seru dalam penulisan email bisnis. Akhiri setiap kalimat dengan tanda baca ‘titik’ dan jangan lupa untuk menggunakan ‘tanda koma’ atau kata hubung ketika menyambungkan kalimat. Dengan menggunakan tanda baca yang sesuai, penerima akan lebih mudah untuk memahami maksud dari email yang kalian buat.
Tutup Email dengan Penutup
Hal terakhir yang tidak kalah pentingnya dalam setiap penulisan email bisnis adalah penutup email tersebut. Entah hanya berupa informasi kontak atau hanya dengan paragraf penutup. Menggunakan penutup memperlihatkan bahwa kalian serius dengan orang yang sedang kalian hubungi ini.
Biasanya, email bisnis ditutup dengan kata atau kalimat seperti “Terima kasih”, “Saya menunggu tanggapan Anda”, dan “Tolong beri tahu saya jika Anda membutuhkan atau memiliki pertanyaan lebih lanjut”. Di luar itu, kalian dapat menggunakan“Salam”, “Hormat” atau frasa lain yang sesuai kaidah.